Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Lav Et System behandler personoplysninger. Den dækker to ting: den offentlige forside lavetsystem.dk og web-appen Status-optælling på status.lavetsystem.dk. Vi behandler oplysninger efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

Kort fortalt: forsiden indsamler ingen oplysninger om dig ud over de helt almindelige server-logs. Status-optælling er et arbejdsredskab med brugerkonti, og her behandler vi de oplysninger, der skal til for at appen kan bruges og passes.

Den juridiske enhed bag Lav Et System er:

• Virksomhed: Lav Et System
• CVR-nummer: 46617347
• E-mail: business@lavetsystem.dk

Men rollen skifter, alt efter hvor du møder os. Der er to kasketter:

Forsiden lavetsystem.dk. Her er Lav Et System dataansvarlig. Vi bestemmer selv, hvorfor og hvordan de få oplysninger (server-logs og en eventuel mail til os) bliver behandlet. Se afsnit 02.

Status-optælling, når vi hoster driften. Kører Status-optælling på status.lavetsystem.dk, eller på en fremtidig kunde-instans som Lav Et System drifter, er det den virksomhed, der bruger systemet ("kunden"), som er dataansvarlig for oplysningerne i systemet, altså brugerkonti og optællinger. Lav Et System er databehandler og behandler kun oplysningerne efter kundens instruks. Vi indgår en databehandleraftale med hver kunde, vi hoster for. Se afsnit 03 til 05.

Status-optælling, selvhostet. Vælger en kunde at drifte sin egen installation på egen server, har Lav Et System hverken adgang til systemet eller dets data. I den situation behandler vi ingen personoplysninger overhovedet, og hverken dataansvar eller databehandleraftale er relevant for os.

Har du spørgsmål til denne politik, er du velkommen til at skrive til business@lavetsystem.dk. Bruger du Status-optælling gennem din arbejdsplads, kan spørgsmål om dine egne oplysninger i systemet også rettes til din arbejdsplads, som er dataansvarlig der.

Her er Lav Et System dataansvarlig, jf. afsnit 01. Forsiden er en helt almindelig, statisk side. Den sætter ingen cookies, har ingen kontaktformular og bruger ingen analyse- eller markedsføringsværktøjer. Skrifttyperne (IBM Plex) ligger på vores egen server, så din browser ikke henter noget fra tredjeparter.

Serveren (Caddy) skriver almindelige adgangs-logs, når en side hentes. En log-linje indeholder blandt andet din IP-adresse, tidspunkt og hvilken side der blev hentet. Formålet er at kunne drifte og sikre serveren, og retsgrundlaget er vores legitime interesse i at holde tjenesten kørende og fri for misbrug (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f). Logs opbevares kortvarigt og roterer automatisk.

Status-optælling er et internt arbejdsredskab til varestatus. Brugerne er typisk medarbejdere hos kunden, altså den virksomhed, der bruger appen. Det følgende gælder, når Lav Et System hoster driften, jf. afsnit 01; her behandler vi oplysningerne som databehandler, efter kundens instruks og databehandleraftalen med den enkelte kunde. Er installationen selvhostet, har Lav Et System ikke adgang til nogen af disse oplysninger. Nedenfor er hver type behandling med formål og typisk retsgrundlag i kort form.

Brugerkonti. Appen gemmer dit navn, dit brugernavn og et admin-flag, der viser, om du kan administrere appen. Din adgangskode gemmes aldrig i klartekst, men kun som en kryptografisk hash (Werkzeug). Formålet er at give dig adgang og styre, hvem der må hvad. Det sker typisk med kundens legitime interesse i at drive et arbejdsredskab med adgangsstyring som retsgrundlag (artikel 6, stk. 1, litra f).

Optællinger. Når du tæller op, gemmer appen hvad der blev talt, hvor, hvornår og af hvem. Det gør det muligt at følge en optælling og se, hvem der har registreret hvad. Retsgrundlaget er typisk kundens legitime interesse i korrekt og sporbar varestatus (artikel 6, stk. 1, litra f).

Login-session. Når du logger ind, sætter appen én cookie, der holder dig logget ind under besøget. Den er strengt nødvendig, for at du kan være logget ind, og er den eneste cookie, appen bruger. Den er nærmere beskrevet i vores cookiepolitik.

Fejlede login-forsøg. Går et login galt, gemmer appen brugernavnet og IP-adressen for at kunne spærre videre forsøg i cirka 15 minutter. Det beskytter kontiene mod gætteangreb. Oplysningerne bruges kun til dette og slettes automatisk igen efter kort tid. På den server, vi hoster, logger fail2ban desuden IP-adresser ved misbrug af SSH-adgangen. Retsgrundlaget er legitim interesse i sikkerhed (artikel 6, stk. 1, litra f).

Server-logs. Ligesom på forsiden skriver serveren almindelige adgangs-logs med blandt andet IP-adresse. Her er det Lav Et System, der som databehandler drifter serveren for kunden. Formål og retsgrundlag er de samme som ellers: drift og sikkerhed, legitim interesse.

Foto-aflæsning (vision). Vil du lade appen læse en vinetiket eller en faktura fra et foto, sendes billedet til Anthropics API (Claude), som læser teksten og sender de udlæste felter tilbage. Anthropic er underdatabehandler i den forbindelse, se afsnit 04. Selve billedet gemmes ikke i appen; kun de felter, teksten blev udlæst til, gemmes. Billeder, der sendes via API'et, bruges efter Anthropics standardvilkår ikke til at træne deres modeller. Behandlingen hos Anthropic kan ske uden for EU, blandt andet i USA, se afsnit 05. Retsgrundlaget er typisk kundens legitime interesse i at spare manuel indtastning (artikel 6, stk. 1, litra f).

Vi sælger aldrig personoplysninger og deler dem ikke med andre til deres egne formål. Hoster Lav Et System driften for en kunde (jf. afsnit 01), bruger vi et lille antal betroede underdatabehandlere til at løse opgaven:

• one.com: hosting af den server (VPS), appen kører på. Drives i EU.
• Anthropic: læser tekst fra foto, men kun når en bruger selv bruger foto-aflæsningen (se afsnit 03 og 05).

Underdatabehandlerne er omfattet af den databehandleraftale, vi indgår med hver hostet kunde. Ud over dette videregiver vi kun oplysninger, hvis loven kræver det, eller hvis det er nødvendigt for at fastlægge eller forsvare et retskrav.

Hosting hos one.com sker i EU. Bruger du foto-aflæsningen, kan Anthropic behandle billedet uden for EU/EØS, blandt andet i USA. For den overførsel bygger vi på et gyldigt overførselsgrundlag i form af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og Anthropics tilslutning til EU-US Data Privacy Framework (DPF). Bruger du ikke foto-aflæsningen, sker der ingen overførsel til tredjelande.

Vi gemmer kun oplysninger, så længe der er et formål med det:

• Brugerkonti: så længe kontoen er i brug som arbejdsredskab. Lukkes en konto, fjernes eller inaktiveres den.
• Optællinger: gemmes som en del af varehistorikken, så længe den har værdi for driften.
• Fejlede login-forsøg: gemmes kortvarigt til spærring og slettes automatisk igen.
• Server-logs: opbevares kortvarigt og roterer automatisk.
• Foto-aflæsning: selve billedet gemmes ikke, kun de udlæste felter, der bliver en del af varedata.

Databasen sikkerhedskopieres dagligt på serveren med 14 dages rotation, og der tages lejlighedsvist kopier uden for serveren. Backups indeholder de samme oplysninger som databasen og opbevares kun, så længe rotationen løber. Disse perioder følger vi for hostede kunder, medmindre databehandleraftalen med den enkelte kunde fastsætter andet.

Når vi behandler oplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder:

• Indsigt: at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
• Berigtigelse: at få rettet forkerte oplysninger.
• Sletning: at få slettet oplysninger i visse tilfælde.
• Begrænsning: at få begrænset behandlingen i visse tilfælde.
• Indsigelse: at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse.
• Dataportabilitet: i visse tilfælde at få udleveret dine oplysninger i et almindeligt format.

Vil du bruge en af dine rettigheder, så skriv til business@lavetsystem.dk. Vi svarer hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for en måned. Bruger du Status-optælling gennem din arbejdsplads, er det din arbejdsplads, der er dataansvarlig, og din henvendelse skal derfor som udgangspunkt gå dertil. Er Lav Et System databehandler for arbejdspladsen, hjælper vi naturligvis med at besvare henvendelsen. Der kan være betingelser eller undtagelser knyttet til den enkelte rettighed.

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, hører vi gerne fra dig først på business@lavetsystem.dk. Du har altid ret til at klage til Datatilsynet:

• Datatilsynet
• Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
• Web: datatilsynet.dk

Vi træffer rimelige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte oplysningerne. Adgangskoder gemmes kun som hash, trafik krypteres over HTTPS, gentagne fejlede logins spærres, fail2ban afviser IP-adresser der misbruger serveren, og databasen sikkerhedskopieres dagligt.

Vi kan opdatere politikken, hvis appen eller vores behandling ændrer sig. Den gældende version ligger altid her med en dato for seneste opdatering øverst.